1. Documentos de constituição da empresa
O responsável deverá manter uma pasta com os documentos abaixo relacionados, os quais deverão ser guardados em sua empresa:
- Contrato Social
- Alterações do Contrato Social
- Cartão do CNPJ/MF
- Vistoria do Corpo de Bombeiros
- Alvará Municipal
- Alvará Sanitário (somente para as empresas da área de saúde e alimentos)
Além desses documentos, a empresa deverá deixar exposto:
- Alvará de Licença Municipal com o respectivo DAM
- Alvará Sanitário
- Número do PROCON
- Cartaz de Optante do Simples SC
- Cartaz de Optante do Simples Federal
- Cartaz indicativo do estado: “Se você quer um estado melhor, exija cupom ou nota fiscal”).
OBSERVAÇÕES:
- Sempre que for necessário remeter esses documentos para outra empresa, seria conveniente enviar cópias e manter os originais na empresa.
- No caso de receber alguma fiscalização, telefone para a ADCON para que possamos auxiliar.
- Quando a fiscalização se referir a questões Trabalhistas procure falar com Sálvio – Ramal 30.
- Quando a fiscalização se referir a questões Municipais, ou Estaduais, procure falar com Leal (Ramal 23) ou Augusto (Ramal 21).
- Quando a fiscalização se referir a questões Federais, procure falar com Leal (ramal 23) ou Julio (Ramal 26)
- A ADCON atenderá seus clientes nos horários:
- De segunda à sexta das 08:00 às 11:30 e 13:30 as 18:00.
- O endereço para atendimento é Rua Tenente Silveira No. 225, sala 611, Centro, Florianópolis, SC, Fones 3223-5514 e 3028-5514
2.1 Documentos que devem ser exigidos na hora do pagamento
Todo pagamento deverá receber em troca um documento oficial, conforme os esclarecimentos a seguir:
DOCUMENTOS OFICIAIS RECEBIDOS DE PESSOAS JURÍDICAS:
- Nota fiscal de venda de mercadorias
- Nota fiscal de prestação de serviços
- Recibo de aluguel: não há necessidade de constar o CPF ou CNPJ visto que existe um contrato que traz a qualificação do locador
- Condomínio: Recibo emitido pelo condomínio ou guia de compensação paga no Banco
- Quaisquer documentos que forem pagos no banco deverão estar autenticados mecanicamente
- Duplicatas quitadas
- Guias de tributos autenticadas.
DOCUMENTOS OFICIAIS DE PESSOAS FÍSICAS:
Pagamentos efetuados aos funcionários serão feitos em recibos de: salário, férias, rescisão de contrato de trabalho e deverão ser remetidos pela ADCON.
RPA (Recibos de pagamentos de autônomos), sendo obrigatória a retenção de 11% para a previdência e além desse percentual, a empresa pagará mais 20% sobre o valor do RPA.
As empresas optantes do simples ( Micro Empresa e Empresas de Pequeno Porte EPP) não serão obrigadas a pagar a contribuição patronal do INSS – 20%, serão obrigadas a pagar somente o que for retido na fonte.
Quando for efetuado pagamento para pessoas físicas prestadoras de serviço em valores superiores a R$.1.257,12, deverá ser retido do Imposto de Renda na fonte (sugerimos entrar em contato com o departamento contábil ou fiscal para efetuar o cálculo da retenção de acordo com a tabela progressiva utilizada pela Receita Federal).
2.2. Forma de preenchimento dos documentos recebidos para pagamento
- Razão Social
- Número do CNPJ
- Mencionar à que se refere o pagamento
- Data de emissão
- Data do vencimento (quando necessário)
- Quitação ou descrição da forma de pagamento
- No momento dos pagamentos efetuados para empresas de profissões regulamentadas (advogados, médicos, assessoria, administrador, etc) deve ser retido 4,65% de impostos (Contribuição Social, Pis e Cofins), além de 1,5% referente ao Imposto de Renda Retido na Fonte
PESSOA FÍSICA
- Nome completo
- Número do CPF
- Deve estar escrito a que se refere o pagamento
- Data da emissão
- Assinatura
3. Receitas (Notas emitidas)
A empresa cliente, cada vez que efetuar uma venda de mercadoria e/ou prestar um serviço a terceiros, deve emitir a Nota Fiscal referente à esta operação.
Deste modo, a empresa estará cumprindo corretamente o art. 1º da Lei 8.846 de 1964, evitando possíveis problemas futuros com a Receita Federal.
DEVERÃO CONSTAR OS SEGUINTES DADOS:
- Número do CPF
- NOTAS FISCAIS DE VENDA AOS CONSUMIDORES FINAIS (D1)
- Nome do comprador
- Data da venda
- Discriminação das mercadorias
- Preço unitário
- Quantidade de mercadorias
- Preço total
- Quantidade de vias ideais (3), sendo:
1ª via para comprador,
2ª via para contabilidade,
3ª via para controle fiscal, que deverá permanecer no bloco.
NOTAS FISCAIS DE VENDA DE MERCADORIAS P/ COMERCIALIZAÇÃO
- Preço unitário
- Razão Social da empresa compradora
- Endereço da empresa compradora
- CNPJ/MF da empresa compradora
- Inscrição Estadual da empresa compradora
- Data da venda
- Quantidade de mercadorias
- Discriminação das mercadorias
- Preço unitário
- Preço total
- No local do destaque do ICMS colocar o valor
- Quantidade de vias ideais ( 4 ), sendo:
1ª via para a empresa compradora
2ª via para fiscalização
3ª via para contabilidade
4ª via para controle fiscal, que deverá permanecer no bloco.
4. Bancos
Deverão ser remetidos para a contabilidade todos os recibos de depósitos bancários efetuados durante o mês. Não esquecer que todos os valores depositados na conta corrente devem ter uma contrapartida pela emissão de nota fiscal, empréstimo de sócio ou aumento de capital Se for comprovado através do extrato bancário que os valores depositados são maiores que os das emissões das notas fiscais e existirem outras comprovações do ingresso do dinheiro, o fiscal fatalmente irá considerar como Venda ou Prestação de serviço sem a devida emissão da nota fiscal, emitindo notificação e podendo mover um processo de sonegação Os extratos bancários são documentos que servirão de base para o processamento da contabilidade Se existirem aplicações financeiras durante o mês, também deverão ser remetidos os documentos de débito e crédito em conta além do extrato mensal fornecido pelo banco Só deposite os valores que comprovadamente tem origem de ingresso na empresa Existe possibilidade de ingresso de dinheiro na empresa de 3 maneiras:
- Através da venda de mercadorias e/ou serviços.
- Aumento de capital
- Empréstimo eventual do sócio ( que deverá ser comprovado através da contrapartida da saída do dinheiro na conta corrente do sócio além de um contrato de mutuo devidamente preenchido)
- Empréstimo bancário sendo que o respectivo contrato deverá ser entregue para a contabilidade.
- Adiantamento de clientes (que deverá estar escrito no documento essa situação).
Só deposite no Banco os valores que comprovadamente tem origem A movimentação bancária correta deve ser a seguinte: a)Deposite todo o produto das vendas ( faturamento ) no banco e que todos os pagamentos fossem efetuados através de cheque b)Nunca misturar dinheiro da pessoa física dos sócios com o da empresa, uma vez que dificultará uma avaliação do desempenho da empresa, além da possibilidade de trazer complicações com a fiscalização.
5. Admissão e demissão de empregados
ADMISSÃO DE EMPREGADOS
Na admissão de empregados deverá ser remetido para o contador responsável os seguintes documentos do empregado em questão:
- Carteira Profissional
- 1 Foto 3 X 4
- Cópia da certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos
- Cópia do CPF
- Cópia da Carteira de Identidade e Órgão emissor.
- Atestado de saúde admissional.
- Endereço completo.
DEMISSÃO DE EMPREGADOS
Consulte o escritório de contabilidade antes de demitir um empregado para obtenção das informações necessárias sobre o processo rescisório. Os documentos necessários para a rescisão do empregado são:
- Aviso prévio do empregador ou aviso prévio do empregado.
- Carteira de trabalho.
- Ficha de registro de empregado.
- Atestado de saúde demissional.
- Rescisão de contrato de trabalho.
OBSERVAÇÕES:
a) No caso da empresa demitir um empregado deverá ser recolhido 40% sobre o saldo do FGTS existente na CEF.
b) Empregado com mais de 1 ano de vínculo trabalhista deverá ter sua rescisão homologada no sindicato da categoria.
6. Informações gerais na área de trabalho e previdênciaVALE TRANSPORTE
É usado exclusivamente para o deslocamento do empregado entre a residência e o local de trabalho e vice versa. O valor a ser descontado do empregado é o equivalente a 6% do salário base, caso ultrapasse o limite a empresa deverá que pagar. Ex: valor total do vale transporte: R$ 150,00 - salário base do empregado: R$ 500,00 x 6% = 30,00(valor descontado na folha do empregado) a diferença de R$ 120,00 a empresa terá que pagar. Se o valor total do passe for menor que 6% do salário será descontado somente o total do passe.
HORAS EXTRAS
O empregado não poderá exceder o limite de 2(duas) horas extras diárias trabalhadas. As horas extras terão um adicional de no mínimo 50% sobre o valor da hora normal, podendo esse adicional ser superior dependendo da convenção coletiva de trabalho.
LIVRO PONTO
A legislação obriga somente as empresas com mais de 10 empregados a manter o livro ponto. Mas cabe ressaltar que, a empresa que mantêm menos de 10 empregados trabalhando também pode adotar o livro ponto ou outros meios de controle como eletrônico e mecânico para controlar a entrada e saída dos empregados evitando assim futuras reclamatórias trabalhistas quanto aos horários e horas extras trabalhadas. Obs: a legislação não estabelece limite de tempo para assinalação do controle de horários. No entanto, a jurisprudência dominante do TST não tem considerado como horas extras os poucos minutos que antecedem ou sucedem a marcação do cartão de ponto, esta mesma jurisprudência tem consolidado em 5 minutos antes e/ou depois da duração normal do trabalho, o limite de tolerância para marcação do ponto. Não poderá em hipótese alguma o empregado registrar o seu horário de trabalho sempre no mesmo horário.
RETENÇÃO DE INSS SOBRE SERVIÇOS PRESTADOS.
A empresa tomadora de serviço em cessão de mão de obra (trabalho executado dentro das dependências da empresa por outra empresa) é obrigada a efetuar a retenção de 11% na nota fiscal, aplicado sobre o valor bruto da nota fiscal.
O tomador do serviço deverá remeter a nota fiscal no próprio mês da retenção para que a ADCON faça a guia e remeta para a empresa efetuar o pagamento até o 2o. dia útil do mês seguinte.
OBSERVACÃO:
Os valores da previdência social retidos sobre as notas fiscais ou sobre a folha de pagamento, deverão ser recolhidos pela empresa no vencimento. Caso não haja recolhimento, esta poderá responder processo por crime de apropriação indébita e não poderão ser parcelados os débitos junto ao INSS.
FÉRIAS
Todo empregado terá direito anualmente ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração.
- Após um período de 12 meses de trabalho o empregado terá direito a 30 dias de férias mais um terço, do salário, podendo converter um período de 10 dias em abono pecuniário.
- Empregados menores de 18 anos e maiores de 50 anos terão suas férias gozadas em um só período.
- A concessão das férias será sempre em um só período, somente em casos excepcionais serão concedidas em dois períodos, um dos quais não poderá ser inferior a 10 dias. Obs: a legislação não especifica quais são esses casos excepcionais, devendo portanto empregador justificar o pedido junto ao órgão fiscalizador ou mesmo a justiça do trabalho.
- A concessão das férias será participada, por escrito, ao empregado, com antecedência de, no mínimo, 30 dias.
- As ferias coletivas serão concedidas a todos os empregados de uma empresa ou de determinados estabelecimentos ou setores da empresa. Elas deverão que ser comunicadas ao ministério do trabalho e ao sindicato por escrito com antecedência mínima de 15 dias, indicando as datas de inicio e fim das férias e informando quais os estabelecimentos e/ou setores abrangidos pela medida.
- A empresa poderá pagar as férias até 11 meses após o término do período aquisitivo.
LIVRO OU FICHA DE REGISTRO DE EMPREGADO.
Ficará no local de trabalho para apresentação e verificação dos documentos por um fiscal da Delegacia Regional do Trabalho.
RECIBO DE PAGAMENTO DE SALÁRIO (FOLHA DE PAGAMENTO).
O Escritório Contábil ADCON remeterá o recibo de pagamento de salário em 2 vias.
A primeira via será remetida para a Contabilidade após ser efetuado o pagamento,
mediante a assinatura da 1ª via e datada de próprio punho pelo empregado.
A segunda via será ser entregue para o empregado.
O pagamento deverá ser efetuado até o 5o. dia útil do mês subseqüente (nesse caso o
sábado é considerado dia útil).
PROGRAMA DE SAUDE OCUPACIONAL – As empresas são obrigadas a manter o programa de saúde ocupacional que é composto pelo s itens baixo discriminados:
- LTCAT – LAUDO TECNICO DAS CONDIÇÕES AMBIENTAIS DE TRABALHO.
- PCMSO – PROGRAMA DE CONTROLE MÉDICO E SAÚDE OCUPACIONAL.
- PPRA – PROGRAMA DE PREVENÇÃO DE RISCOS AMBIENTAIS.
- PPP – PERFIL PROFISSIOGRAFICO PREVIDENCIARIO .
- Observação:
OS SERVIÇOS DE SAUDE E MEDICINA DO TRABALHO SÃO PRESTADOS POR CLINICAS ESPECIALIZADAS EM MEDICINA DO TRABALHO.
7. Remessa de documentos para a contabilidade
Logo após o término do mês, todos os documentos da movimentação financeira, deverão ser remetidos para a contabilidade:
- Uma via de todas as notas emitidas
- Relação das notas emitidas
- Todos os documentos de despesas, tais como: aluguel, condomínio, talões de água, luz, telefone, recibos de salários, guias de recolhimento de tributos, folha de pagamento, conhecimento de frete, material de expediente, enfim tudo e qualquer documento que for pago
- Todos os documentos bancários tais como : Extrato da conta corrente, extrato de aplicações, recibos de depósitos, avisos de lançamentos, etc.
8. Agenda de ObrigaçõesAGENDA DE OBRIGAÇÕES - Lucro Presumido
|
DIA DO VENCIMENTO |
COMPROMISSOS |
| 02 |
PAGTO DOS HONORÁRIOS DA ADCON do MÊS ANTERIOR
Entregar o dinheiro para o funcionário do Contador |
| 02 |
ENTREGA DOCUMENTOS DO MÊS ANTERIORO funcionário do Contador irá buscar |
| 02 |
INSS |
| 07 |
FGTS |
| 10 |
ISS - do Mês Anterior |
| 10 |
ICMS - do Mês Anterior |
| 15 |
COFINS - 3% S/ Faturamento |
| 15 |
PIS - 0,65% S/ Faturamento |
| 23 |
Último dia para fornecer informações da Folha de Pagamento |
| 25 |
Entrega da Folha de Pagamento, INSS, FGTS e IRRF |
| 30 |
Contribuição Social – 2,88 % S/ Faturamento de Serviços 1,08 % S/ Faturamento de Vendas |
| 30 |
IRPJ – 4,8% S/ Faturamento das Empresas de Prestação de Serviços, E/OU
IRPJ – 1,2% S/ Faturamento das Empresas de Prestação de Serviço. |
AGENDA DE OBRIGAÇÕES - Optantes do SIMPLES
|
DIA DO VENCIMENTO |
COMPROMISSOS |
| 02 |
PAGTO DOS HONORÁRIOS DA ADCON do MÊS ANTERIOR
Entregar o dinheiro para o funcionário do Contador |
| 02 |
ENTREGA DOCUMENTOS DO MÊS ANTERIORO funcionário do Contador irá buscar |
| 02 |
INSS |
| 08 |
FGTS |
| 10 |
ISS - 2a. Quinzena do Mês Anterior |
| 10 |
ICMS - do Mês Anterior |
| 15 |
SIMPLES - 3% S/ Faturamento |
| 23 |
Último dia para fornecer informações da Folha de Pagamento |
| 25 |
Entrega da Folha de Pagamento, INSS, FGTS e IRRF |
|
