As despesas devem ser compatíveis com o que está estabelecido no objeto do Estatuto:

            Exemplo 1: Asilo / Orfanato pagam nota de despesas de lavanderia (Essas despesas são compatíveis com o objetivo da instituição)

            Exemplo 2: Asilo compra bola de futebol e paga juiz de futebol (Essas despesas não estão de acordo com os objetivos da instituição, por isso não deve ser utilizada)

Todo pagamento deverá receber  em  troca  um documento que seja aceito pelo fisco, conforme  os esclarecimentos a  seguir:

a) DOCUMENTOS OFICIAIS RECEBIDOS DE PESSOAS JURÍDICAS:

• Nota fiscal de compra de mercadorias
• Nota fiscal de prestação de serviços
• Cupon Fiscal
• Quaisquer documentos que forem pagos no banco deverão estar autenticados mecanicamente
• Duplicatas quitadas
• Guias de tributos autenticadas.

b) DOCUMENTOS OFICIAIS DE PESSOAS FÍSICAS:

• Pagamentos a funcionários serão feitos em recibos de : salário, férias, rescisão de contrato de trabalho e serão elaborados pelo contabilista
• RPA (Recibos de pagamentos de autônomos), sendo neste caso obrigatório a retenção de 11% (ate o limite de R$.2.668,15 que, somados aos 20% (que corresponde a contribuição da) para a previdência, totalizarão  então 31% sobre o valor dos serviços. Devera ser feito uma guia para pagamento.
• Será obrigatório pegar do prestador do serviço os seguintes documentos:

1. Número do CPF
2. Número do PIS ou inscrição no INSS
3. Mencionar a que se refere o pagamento
4. Data da emissão
5. Assinatura.

OUTRAS CONSIDERAÇÕES:

Esses trabalhos e obrigações são feitos pelo contador, mas é importante saber para poder fazer  a entrega da documentação no prazo para o profissional responsável.

1. Para estar isenta do INSS a instituição tem que ter o certificado do CNAS (não basta estar apenas registrada)
2. Se o pagamento para pessoas físicas  (inclusive aluguel)   for    superior  a   R$.1.257,12 deverá ser efetuada uma retenção de Imposto de Renda na Fonte, observando-se a tabela progressiva do Imposto de Renda e o recolhimento deverá ser feito até a  quarta-feira da semana seguinte.
3. Caso haja retenção de IRRF,  a ONG  deverá  cumprir mais  uma  obrigação  acessória junto  a   Receita  Federal  que  é  a  entrega  da  DIRF  até 28/02 do ano  seguinte.  
4. A retenção e o não recolhimento caracteriza crime de apropriação indébita.
5. Quando for feito um pagamento para uma pessoa física, deverá ser retido 11% sobre o valor pago (limitado a R$.2.668,15 à título de INSS)
6. Quando se fala em retenção de INSS de pessoa física, esse valor deverá ser  recolhido e servirá como base para cálculo em caso de  solicitação  de algum beneficio (acidente  de  trabalho,  maternidade, doença, aposentadoria, etc..) junto a Previdência Social.
7.Vinculo trabalhista: Tomar cuidado com trabalhadores avulsos (autônomos),  caso haja subordinação, horários e dias fixos, e se houver reclamatória trabalhista o juiz poderá dar ganho de causa ao empregado.      
8. TERMO DE ADESÃO AO TRABALHO VOLUNTÁRIO (clique aqui para baixar um modelo):
    a) Antes do voluntário ser admitido, ele deve preencher uma ficha de inscrição colocando-se  a disposição para trabalhar em determinado dia e horário.
    b) Assinar um termo de Adesão ao Trabalho Voluntário, para proteger a instituição em caso de reclamatória trabalhista. 

C) QUANDO O PAGAMENTO FOR EFETUADO A PESSOA JURÍDICA:

• Denominação da entidade
• Número do CNPJ/MF
• Endereço completo
• Deve ser mencionado a que se refere o pagamento (que deve estar de acordo com o que está estabelecido no Estatuto)
• Data de emissão
• Data do vencimento quando necessário
• Quitação de quem está recebendo ( melhor que seja no próprio documento)